Kaizen Dalam Lingkaran PDCA

Mengadaptasi metode ilmiah ke dalam industry, pada tahun 1930an, Dr. Walter Shewhart memperkenalkan siklus perbaikan dan perubahan yang berkelanjutan. Prinsip ini kemudian dikembangkan oleh W. Edwards Deming menjadi sebuah metode dengan nama Siklus Deming yang lebih popular sebagai Siklus PDCA yang merupakan singkatan dari Plan (Rencanakan), Do (Lakukan), Check (Periksa), Act (Bertindak).

Siklus PDCA sangat umum digunakan dalam usaha perbaikan berkelanjutan dalam berbagai bidang, termasuk industry, pendidikan maupun pelayanan.

Mari kita tinjau pengertian dari setiap langkah dalam metode PDCA dan bagaimana penerapannya dalam Kaizen.

PLAN (RENCANAKAN)

Pada tahap awal ini, kita perlu menentukan potensi peningkatan APA yang akan dilakukan. Jika itu menyangkut sebuah permasalahan yang perlu diselesaikan, maka perlu di-identifikasi APA masalah atau isu yang sedang dihadapi. 

Selanjutnya, langkah-langkah berikut ini perlu dipertimbangkan untuk dilakukan:

1. Pahami masalah yang terjadi atau potensi peningkatan yang dapat diperoleh.
2. Tentukan faktor-faktor yang mempengaruhi atau yang menjadi penyebab masalah.
3. Tentukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai.
4. Identifikasi perubahan apa yang perlu dilakukan dan sumber daya yang diperlukan.
5. Identifikasi pihak-pihak yang terkait dan potensi hambatan yang timbul.
6. Rencanakan strategi komunikasi dengan pihak-pihak terkait dan langkah-langkah antisipasi yang diperlukan.

Dalam Kaizen, tahap perencanaan tersebut dapat dituangkan secara sistematis sebagai IDE Awal.

DO (KERJAKAN)

Poin utama pada tahapan ini adalah melaksanakan apa yang telah direncanakan. Bila rencana telah tersusun secara baik dan detail, maka akan memudahkan pelaksanaannya. 

Langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah:

1. Bentuk team berdasarkan rencana sumber daya yang diperlukan dan pihak-pihak yang terkait.
2. Buat rencana tindakan yang diperlukan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia.
3. Lakukan percobaan dalam skala kecil, bila diperlukan.
4. Lakukan tindakan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
5. Koordinasikan dengan pihak-pihak yang terkait dan terdampak.
6. Monitor pelaksanaan dan perkembangan dari rencana.
7. Atasi permasalahan dan hambatan yang timbul.

Metode yang dapat digunakan:

• Design of Experiment
• Project Management

CHECK (PERIKSA)

Tahapan ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil dari apa yang sudah di-kerjakan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:

1. Evaluasi pelaksanaan terhadap rencana yang dibuat.
2. Lakukan pengukuran dan pengumpulan data untuk mengetahui pencapaian dari tindakan yang telah dilakukan.
3. Lakukan validasi hasil yang dicapai terhadap percobaan atau perkiraan awal.
4. Pastikan pencapaian dari tujuan dan sasaran yang ditetapkan dalam rencana. 

ACT (BERTINDAK)

Tujuan utama dari tahap ini adalah terbentuknya konsistensi, pengendalian dan peningkatan berkelanjutan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, langkah-langkah berikut perlu dipertimbangkan:

1. Identifikasi perubahan sistem yang mendukung perubahan secara permanen.
2. Identifikasi pelatihan yang dibutuhkan untuk penerapan sistem yang berubah.
3. Lakukan perubahan secara sistematis. 
4. Lakukan sosialisasi dan pelatihan sesuai kebutuhan.
5. Kembangkan metode audit bila diperlukan. 

Dengan mengikuti langkah-langkah PDCA secara lengkap, maka diharapkan aktifitas Kaizen dapat memberikan dampak yang nyata dan berkelanjutan terhadap bisnis sebuah organisasi.

Article terkait: 

• Keterampilan Pemecahan Masalah - Menganalisa Kesalahan
• Keterampilan Komunikasi – Berbicara Secara Efektif
• Keterampilan Penting yang Dibutuhkan di Pasar Kerja.