Langsung ke konten utama

Keterampilan Komunikasi – Menulis Laporan yang Efektif

Keterampilan menulis merupakan keterampilan dasar yang sangat penting dalam dunia kerja, karena banyak hal yang harus kita komunikasikan dalam bentuk tulisan. Misalnya pengumuman atau pemberitahuan tertulis, prosedur/instruksi kerja, gambaran pekerjaan (job description) dan tentunya berbagai macam laporan kerja, seperti yang akan kita bahas kali ini.


Untuk menulis sebuah laporan yang efektif, penting sekali untuk memahami alasan dan tujuan dibuatnya sebuah laporan. Dan keberhasilan dari pembuatan laporan yang efektif adalah jika pihak yang menerima laporan dapat memiliki pemahaman yang sama dengan pembuat laporan menyangkut isi dan maksud dari laporan yang dibuat. Selanjutnya dengan adanya pemahaman yang sama, maka diharapkan terjadi persetujuan dari kedua pihak. Jadi, singkatnya, sasaran yang ingin dicapai dari pembuatan laporan adalah terjadinya Pemahaman dan Persetujuan.

Untuk dapat memberikan pemahaman kepada pembaca laporan, ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan.

1. Informasi yang akurat dan berkualitas

Salah satu tujuan laporan adalah untuk menyampaikan informasi, sehingga sangat penting untuk memastikan kualitas dan akurasinya. Informasi yang akurat adalah yang sesuai dengan kondisi aktual dan tidak dipengaruhi oleh opini maupun asumsi. 

Misalnya, ketika ditemukan karyawan yang tidak melaksanakan prosedur dengan benar, terkadang atasan atau rekan kerja yang sangat mengenalnya bisa saja menyimpulkan bahwa karyawan tersebut memang pemalas. Bisa jadi pendapat itu benar, tapi kemalasan belum tentu merupakan alasan karyawan tersebut tidak menjalankan prosedur dengan benar.

Atau bisa juga karyawan lain yang mengetahui kondisi pada saat kejadian, bisa juga mengatakan bahwa penyebab karyawan tersebut tidak menjalankan prosedur adalah kesibukan kerja karena anggota timnya ada yang tidak masuk. Sekali lagi, pendapat ini tidak salah, tapi belum tentu merupakan penyebab yang sebenarnya. 

Cara yang benar untuk mengetahui alasan yang akurat adalah dengan bertanya langsung kepada karyawan yang bersangkutan. Dari sini dapat dikatakan bahwa informasi yang berasal dari sumber yang tidak tepat dapat menimbulkan adanya opini dan asumsi yang pada akhirnya akan menurunkan akurasi dan kualitas dari informasi yang kita laporkan. 

Jadi informasi yang akurat hanya dapat diperoleh dari sumber yang tepat, yaitu orang yang terlibat langsung atau yang memiliki wewenang untuk mengelola suatu informasi dan data tertentu. Misalnya informasi mengenai kejadian kecelakaan dapat diperoleh dari orang-orang yang terlibat atau mengalami langsung. Atau jika yang dibutuhkan adalah informasi mengenai kondisi kendaraan yang terlibat kecelakaan tentunya diperoleh dari pengemudi dan teknisi yang menangani perawatan kendaraan tersebut. 

Selain itu, informasi yang akurat dan berkualitas juga harus diperoleh dengan metode yang dapat dipertanggung-jawabkan. Misalnya, informasi mengenai waktu berhentinya mesin produksi semestinya diperoleh dari observasi langsung dengan melakukan pengukuran waktu menggunakan peralatan yang benar, misalnya stopwatch atau jam digital. Data mengenai waktu tidak bisa merupakan hasil perkiraan tanpa peralatan yang benar, atau bahkan dilakukan tanpa observasi langsung di lapangan. Demikian juga informasi mengenai suatu kejadian harus diperoleh melalui wawancara langsung dengan orang-orang yang terlibat. Informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan yang dilakukan sambil lalu dan tanpa menggunakan peralatan dan metode yang benar, hasilnya pasti tidak akurat.

Selain akurat, informasi yang dikumpulkan juga harus cukup lengkap untuk mendukung pemahaman akan permasalahannya. Untuk memastikan semua aspek telah tercakup, gunakan pertimbangan aspek 4M1L, yaitu Manusia, Material, Mesin/Peralatan, Metode dan Lingkungan. Namun demikian harus dipastikan juga relevansinya dengan topik yang dilaporkan. Informasi yang banyak namun tidak relevan, justru akan membingungkan. Sedangkan informasi yang sedikit akan menurunkan tingkat pemahaman.

2. Struktur laporan yang lengkap

Pada dasarnya, struktur laporan terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Pembukaan, Isi Laporan dan Penutup. Dengan mengikuti struktur dasar laporan tersebut, bukan berarti semua laporan harus dibuat dalam tiga bagian tersebut, melainkan susunan dan urutannya sebaiknya mengikuti prinsip-prinsip dari format tersebut. 

2.1. Pembukaan pada umumnya terdiri dari Judul, Latar Belakang dan Tujuan Laporan, serta Ringkasan Umum. 

Sebuah laporan yang memiliki ‘Judul’ dapat memberikan gambaran secara singkat perihal topik yang akan disampaikan. Judul sebaiknya cukup singkat, menarik perhatian dan menggambarkan isi laporan. Sedangkan ‘Latar Belakang’ memberikan penjelasan dan informasi mengenai alasan mengapa laporan tersebut perlu dibuat dan disampaikan. 

Misalnya karena adanya kejadian yang mengganggu ketertiban, atau yang mengakibatkan adanya kerusakan peralatan atau properti dan perlu diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Atau misalnya laporan mengenai update perkembangan suatu proyek, maka alasan pembuatan laporan adalah untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait sehingga masing-masing dapat melakukan penyesuaian atau tindakan-tindakan yang diperlukan.

Poin selanjutnya yang perlu untuk disampaikan adalah ‘Tujuan’ dari laporan. Dalam beberapa kondisi, latar belakang dan tujuan dapat dijadikan satu. Bahkan dapat disampaikan dalam satu kalimat, jika memang cukup singkat. Misalnya, ‘Laporan ini dibuat atas permintaan pihak-pihak yang terkait sebagai sarana untuk menyediakan informasi perkembangan pelaksanaan proyek, sehingga semua pihak dapat saling menyesuaikan rencana.’ Dan pada intinya, tujuan laporan berisi harapan atau keinginan dari pembuat atas pemaparan laporan yang dibuat. Dan tujuan ini harus relevan dengan latar belakang yang disampaikan sebelumnya.

2.2. Isi Laporan merupakan pemaparan dan penjelasan detail tentang materi yang dilaporkan.

Laporan dapat berisi kronologi kejadian, analisa suatu masalah, penjelasan mengenai fakta-fakta yang ditemukan, dan lain sebagainya, tergantung jenis dan kepentingan dari laporan.

Penting untuk diingat bahwa isi laporan harus lengkap dan memberikan gambaran yang jelas atas suatu masalah atau maksud, sehingga dapat memenuhi tujuan dibuatnya laporan. Seringkali isi dari laporan merupakan hasil kesepakatan dari pembuat dan penerima dengan mempertimbangkan latar belakang dan tujuan laporan. Dan untuk laporan yang berulang, baik bersifat rutin maupun non-rutin, isi laporan dapat dibuat dalam bentuk format atau formulir isian yang dibakukan. 

2.3. Penutup dapat berisi kesimpulan, saran, opsi pemecahan masalah, rencana tindakan atau tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan sebagainya. 

Pastikan untuk menutup laporan paling tidak dengan sebuah kesimpulan atau rencana tindakan. Jangan membiarkan laporan berakhir dengan ketidak-jelasan, atau bahkan menyisakan tanda tanya, sehingga menimbulkan tanggapan yang tidak baik dari penerima laporan, seperti misalnya: „Lalu, kita harus bagaimana?“ atau „Terus, rencananya apa?“. Seringkali kita mendapatkan tanggapan seperti ini setelah menyampaikan laporan. Itu terjadi karena laporan kita hanya berupa „Isi laporan“ tapi tidak dilengkapi dengan „Penutup“ yang berupa kesimpulan maupun rencana tindakan.

3. Penggunaan bahasa yang baik dan mudah dipahami.

Alur kalimat yang berurutan, tidak melompat dari satu bahasan ke bahasan lainnya, akan memudahkan pembaca atau pendengar untuk mengikuti alur berpikir dari pembuat laporan. Untuk itu, sebelum membuat laporan, perlu dibuat ‚outline‘ atau rancangan urutan topik-topik bahasan yang akan disampaikan. Sehingga ketika membuat isi laporan, kita tinggal mengikuti rancangan tersebut.
Hal penting lainnya adalah pemilihan kata yang tepat, sederhana dan mudah dipahami. Hindari penggunaan istilah-istilah yang tidak populer dan hanya dipahami oleh kalangan tertentu, kecuali memang tidak ada pilihan kata lain yang tepat.

4. Penyajian yang menarik

Penggunaan ilustrasi berupa gambar dan grafik atau tabel untuk menyajikan informasi akan membuat laporan menjadi lebih menarik dan tentunya akan lebih mudah dipahami. Namun beberapa hal perlu diingat, yaitu:

• Ilustrasi harus sesuai dan mendukung isi laporan. Jangan menambahkan gambar-gambar dan ilustrasi yang tidak berhubungan hanya untuk sekedar menjadi hiasan. Kondisi ini tidak membuat laporan menarik, tapi malah akan mengganggu.

• Gunakan ilustrasi seperlunya dan tidak berlebihan, karena pembaca atau penerima laporan tetap harus fokus pada isi laporan, bukan ilustrasinya.

Setelah mengetahui cara membuat laporan yang efektif, terapkan prinsip-prinsip tersebut dalam praktek. Selain itu, teruslah aktif untuk membaca artikel maupun laporan-laporan. Karena dengan membaca dan praktek menulis, maka kemampuan kita akan terus berkembang.


Penulis:


Article terkait:




Labels:

Komentar

Posting Komentar

Posting Terpopuler

Keterampilan Pemecahan Masalah - Menganalisa Kesalahan

Melakukan kesalahan dan mendapatkan masalah adalah pengalaman yang tidak mengenakkan yang seringkali disertai penyesalan dan konsekuensi yang harus ditanggung. Dan yang lebih menyakitkan lagi jika masalah terjadi karena kesalahan yang berulang. Sangat menyakitkan karena ada pepatah menyatakan: "Keledai tidak jatuh ke lubang yang sama." Dan kita tentunya tidak lebih bodoh dari keledai, bukan?  WHY Koala is always sleepy? - Lone Pine Koala Sanctuary Ungkapan tersebut sebenarnya bertujuan untuk menekankan betapa pentingnya melakukan introspeksi dan belajar dari pengalaman masa lalu sehingga tidak mengulang kesalahan yang sama. Namun seiring dengan tingginya kompleksitas kehidupan manusia, sering kali melakukan introspeksi terhadap kesalahan dan masalah yang kita alami tidak sesederhana yang kita bayangkan. Bisa jadi tingkat introspeksi dan kedalaman pembelajaran kita tidak mampu mencegah terulangnya kesalahan dan masalah serupa di kemudian hari.  Dan kompleksitas kehidupan terka...
Posting Komentar
Baca Selengkapnya

Keterampilan Komunikasi – Mendengarkan secara Aktif

Ketika membahas komunikasi, sering kali persepsi kita terfokus pada cara kita berbicara dan menjelaskan suatu hal dengan jelas dan meyakinkan. Itu tidak salah, tapi ada yang lebih penting dan lebih dahulu harus kita lakukan, yaitu mendengarkan dan memahami secara aktif. Apa maksudnya? Mendengarkan ketika orang berbicara Sebelum kita berbicara baik itu untuk menanggapi suatu pertanyaan atau mengajukan sebuah ide, kita harus benar-benar memahami permasalahannya, memahami penjelasan dari lawan bicara, sehingga ketika pada waktunya kita berbicara, apa yang kita sampaikan akan benar-benar relevan dan menjawab permasalahan.  Ada beberapa tingkatan dalam Mendengarkan:  Mendengar tapi tidak mendengarkan , artinya sama sekali tidak mendengarkan. Pura-pura mendengarkan  – terlihat seperti memperhatikan dan mendengarkan, tapi dalam benaknya sedang memikirkan hal-hal lainnya. Mendengarkan secara selektif  – hanya mendengarkan hal-hal yang ingin didengarkan, biasanya yang sesuai ...
Posting Komentar
Baca Selengkapnya

Kursus Singkat dengan Visa Turis di Australia

Liburan ke Australia merupakan kesempatan yang menarik karena banyaknya obyek wisata yang bisa dikunjungi dan kondisi negara yang cukup berbeda, namun secara iklim masih cukup bersahabat bagi warga Indonesia. Kota Perth di negara bagian Western Australia adalah yang paling populer karena jaraknya yang dekat sehingga harga tiket penerbangan juga relatif paling murah. Selain itu tentu saja kota Sydney dan Melbourne menjadi pilihan favorit berikutnya karena merupakan dua kota paling besar di pantai timur Australia yang menyediakan berbagai macam pilihan wisata dan atraksi yang sangat menarik. Morning at Gold Coast Pilihan berikutnya yang bisa dipertimbangkan dan tidak kalah menarik adalah kota Brisbane di negara bagian Queensland. Entah mengapa kota ini agak kurang menjadi pilihan kunjungan maupun study bagi warga Indonesia, padahal kota ini memiliki iklim yang mendekati tropis dan berdekatan dengan kota Gold Coast yang terkenal dengan pantainya yang panjang dan indah. Selain itu di bagia...
Posting Komentar
Baca Selengkapnya

Tidak Perlu Orang Dalam

Dari dulu saya selalu yakin, bahwa untuk mendapatkan pekerjaan tidak perlu orang dalam. Saya mengalami sendiri, saat lulus kuliah, bisa mendapatkan pekerjaan yg cukup baik. Melalui proses seleksi tanpa bantuan orang dalam. Pun saat ini, sebagai pemimpin divisi HR, saya dan team selalu menjaga agar proses rekrutmen berlangsung secara fair. Kami percaya, perusahaan perlu merekrut kandidat terbaik yg mampu memperkuat team. Agar perusahaan semakin berkembang. Tidak dipungkiri, dalam beberapa kasus di perusahaan tertentu, bisa jadi ada peran orang dalam dalam penerimaan karyawan. Beberapa testimoni dari teman2 di Linked In mengkonfirmasi hal tersebut. Di postingan sebelumnya, saya berbagi pengalaman keponakan yg baru lulus kuliah dan berhasil diterima sebagai MT di perusahaan retail terkemuka. Ini kembali meyakinkan saya bahwa masih banyak perusahaan yg melakukan proses rekrutmen secara fair. KAK ANDRA DITERIMA KERJA https://lnkd.in/g2Dsi_xp Untuk teman2ku yg sedang berjuang mencari kerja. ...
Posting Komentar
Baca Selengkapnya

Australia Awards Scholarships Membuka Pendaftaran untuk tahun 2027

Pemerintah Australia telah mengumumkan bahwa pendaftaran Beasiswa Australia Awards untuk tahun 2027 telah dibuka mulai 1 Februari 2026. Beasiswa ini memberikan kesempatan kepada individu dari beberapa negara terpilih, termasuk Indonesia, untuk mengikuti pendidikan secara penuh waktu pada tingkat sarjana maupun paska sarjana di beberapa universitas Australia. Princess Alexandra Hospital, The University of Queensland, Australia Program beasiswa ini merupakan program yang prestisius dan sangat kompetitif, yang menawarkan bantuan dari pemerintah untuk pelajar dari berbagai negara, untuk mengembangkan kemampuan, pengetahuan dan kepemimpinan mereka untuk mendorong perubahan dan berkontribusi terhadap pembangunan di negara mereka masing-masing. Beasiswa ini meliputi beberapa kebutuhan pelajar termasuk: Biaya pendidikan secara penuh. Biaya perjalanan  Kontribusi terhadap biaya akomodasi, buku dan bahan study lainnya. Asuransi Kesehatan untuk pelajar internasional (OSHC) Kontribusi terhadap...
Posting Komentar
Baca Selengkapnya

Persiapan Penting Jelang Interview

Banyak postingan di Linked In yg membahas tips persiapan interview. Semuanya baik dan dapat dijadikan referensi. Hanya kadang2 teman2 merasa bingung karena ada banyak hal yg harus diperhatikan. Dari pengalaman menginterview lebih dari seribu kandidat selama 25 tahun berkarir. Saya merasakan ada satu hal yg secara signifikan menaikkan VALUE seorang kandidat. Saya selalu terkesan jika seorang kandidat memahami dan menguasai bidang yg dituju. Tahu ruang lingkup dan tanggung jawab atas posisi yg dilamar. Familiar dengan perusahaan yg dituju. Dapat menjelaskan secara garis besar dinamika kekinian dari bidang bisnis dimana perusahaan itu bergerak. Saat bertemu kandidat seperti ini, sesi interview berlangsung cair dengan diskusi menarik yg bisa berlangsung cukup lama. PELAJARI BISNIS DAN PERUSAHAAN YG DILAMAR Untuk tahu info2 di atas, penting bagi teman2 mempelajari bidang bisnis dan informasi perusahaan yg dilamar dari berbagai sumber. Baca informasi yg ada di website perusahaan Gunakan AI d...
Posting Komentar
Baca Selengkapnya