Keterampilan menulis merupakan keterampilan dasar yang sangat penting dalam dunia kerja, karena banyak hal yang harus kita komunikasikan dalam bentuk tulisan. Misalnya pengumuman atau pemberitahuan tertulis, prosedur/instruksi kerja, gambaran pekerjaan (job description) dan tentunya berbagai macam laporan kerja, seperti yang akan kita bahas kali ini.
Untuk menulis sebuah laporan yang efektif, penting sekali untuk memahami alasan dan tujuan dibuatnya sebuah laporan. Dan keberhasilan dari pembuatan laporan yang efektif adalah jika pihak yang menerima laporan dapat memiliki pemahaman yang sama dengan pembuat laporan menyangkut isi dan maksud dari laporan yang dibuat. Selanjutnya dengan adanya pemahaman yang sama, maka diharapkan terjadi persetujuan dari kedua pihak. Jadi, singkatnya, sasaran yang ingin dicapai dari pembuatan laporan adalah terjadinya Pemahaman dan Persetujuan.
Untuk dapat memberikan pemahaman kepada pembaca laporan, ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan.
1. Informasi yang akurat dan berkualitas
Salah satu tujuan laporan adalah untuk menyampaikan informasi, sehingga sangat penting untuk memastikan kualitas dan akurasinya. Informasi yang akurat adalah yang sesuai dengan kondisi aktual dan tidak dipengaruhi oleh opini maupun asumsi.
Misalnya, ketika ditemukan karyawan yang tidak melaksanakan prosedur dengan benar, terkadang atasan atau rekan kerja yang sangat mengenalnya bisa saja menyimpulkan bahwa karyawan tersebut memang pemalas. Bisa jadi pendapat itu benar, tapi kemalasan belum tentu merupakan alasan karyawan tersebut tidak menjalankan prosedur dengan benar.
Atau bisa juga karyawan lain yang mengetahui kondisi pada saat kejadian, bisa juga mengatakan bahwa penyebab karyawan tersebut tidak menjalankan prosedur adalah kesibukan kerja karena anggota timnya ada yang tidak masuk. Sekali lagi, pendapat ini tidak salah, tapi belum tentu merupakan penyebab yang sebenarnya.
Cara yang benar untuk mengetahui alasan yang akurat adalah dengan bertanya langsung kepada karyawan yang bersangkutan. Dari sini dapat dikatakan bahwa informasi yang berasal dari sumber yang tidak tepat dapat menimbulkan adanya opini dan asumsi yang pada akhirnya akan menurunkan akurasi dan kualitas dari informasi yang kita laporkan.
Jadi informasi yang akurat hanya dapat diperoleh dari sumber yang tepat, yaitu orang yang terlibat langsung atau yang memiliki wewenang untuk mengelola suatu informasi dan data tertentu. Misalnya informasi mengenai kejadian kecelakaan dapat diperoleh dari orang-orang yang terlibat atau mengalami langsung. Atau jika yang dibutuhkan adalah informasi mengenai kondisi kendaraan yang terlibat kecelakaan tentunya diperoleh dari pengemudi dan teknisi yang menangani perawatan kendaraan tersebut.
Selain itu, informasi yang akurat dan berkualitas juga harus diperoleh dengan metode yang dapat dipertanggung-jawabkan. Misalnya, informasi mengenai waktu berhentinya mesin produksi semestinya diperoleh dari observasi langsung dengan melakukan pengukuran waktu menggunakan peralatan yang benar, misalnya stopwatch atau jam digital. Data mengenai waktu tidak bisa merupakan hasil perkiraan tanpa peralatan yang benar, atau bahkan dilakukan tanpa observasi langsung di lapangan. Demikian juga informasi mengenai suatu kejadian harus diperoleh melalui wawancara langsung dengan orang-orang yang terlibat. Informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan yang dilakukan sambil lalu dan tanpa menggunakan peralatan dan metode yang benar, hasilnya pasti tidak akurat.
Selain akurat, informasi yang dikumpulkan juga harus cukup lengkap untuk mendukung pemahaman akan permasalahannya. Untuk memastikan semua aspek telah tercakup, gunakan pertimbangan aspek 4M1L, yaitu Manusia, Material, Mesin/Peralatan, Metode dan Lingkungan. Namun demikian harus dipastikan juga relevansinya dengan topik yang dilaporkan. Informasi yang banyak namun tidak relevan, justru akan membingungkan. Sedangkan informasi yang sedikit akan menurunkan tingkat pemahaman.
2. Struktur laporan yang lengkap
Pada dasarnya, struktur laporan terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Pembukaan, Isi Laporan dan Penutup. Dengan mengikuti struktur dasar laporan tersebut, bukan berarti semua laporan harus dibuat dalam tiga bagian tersebut, melainkan susunan dan urutannya sebaiknya mengikuti prinsip-prinsip dari format tersebut.
2.1. Pembukaan pada umumnya terdiri dari Judul, Latar Belakang dan Tujuan Laporan, serta Ringkasan Umum.
Sebuah laporan yang memiliki ‘Judul’ dapat memberikan gambaran secara singkat perihal topik yang akan disampaikan. Judul sebaiknya cukup singkat, menarik perhatian dan menggambarkan isi laporan. Sedangkan ‘Latar Belakang’ memberikan penjelasan dan informasi mengenai alasan mengapa laporan tersebut perlu dibuat dan disampaikan.
Misalnya karena adanya kejadian yang mengganggu ketertiban, atau yang mengakibatkan adanya kerusakan peralatan atau properti dan perlu diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Atau misalnya laporan mengenai update perkembangan suatu proyek, maka alasan pembuatan laporan adalah untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait sehingga masing-masing dapat melakukan penyesuaian atau tindakan-tindakan yang diperlukan.
Poin selanjutnya yang perlu untuk disampaikan adalah ‘Tujuan’ dari laporan. Dalam beberapa kondisi, latar belakang dan tujuan dapat dijadikan satu. Bahkan dapat disampaikan dalam satu kalimat, jika memang cukup singkat. Misalnya, ‘Laporan ini dibuat atas permintaan pihak-pihak yang terkait sebagai sarana untuk menyediakan informasi perkembangan pelaksanaan proyek, sehingga semua pihak dapat saling menyesuaikan rencana.’ Dan pada intinya, tujuan laporan berisi harapan atau keinginan dari pembuat atas pemaparan laporan yang dibuat. Dan tujuan ini harus relevan dengan latar belakang yang disampaikan sebelumnya.
2.2. Isi Laporan merupakan pemaparan dan penjelasan detail tentang materi yang dilaporkan.
Laporan dapat berisi kronologi kejadian, analisa suatu masalah, penjelasan mengenai fakta-fakta yang ditemukan, dan lain sebagainya, tergantung jenis dan kepentingan dari laporan.
Penting untuk diingat bahwa isi laporan harus lengkap dan memberikan gambaran yang jelas atas suatu masalah atau maksud, sehingga dapat memenuhi tujuan dibuatnya laporan. Seringkali isi dari laporan merupakan hasil kesepakatan dari pembuat dan penerima dengan mempertimbangkan latar belakang dan tujuan laporan. Dan untuk laporan yang berulang, baik bersifat rutin maupun non-rutin, isi laporan dapat dibuat dalam bentuk format atau formulir isian yang dibakukan.
2.3. Penutup dapat berisi kesimpulan, saran, opsi pemecahan masalah, rencana tindakan atau tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan sebagainya.
Pastikan untuk menutup laporan paling tidak dengan sebuah kesimpulan atau rencana tindakan. Jangan membiarkan laporan berakhir dengan ketidak-jelasan, atau bahkan menyisakan tanda tanya, sehingga menimbulkan tanggapan yang tidak baik dari penerima laporan, seperti misalnya: „Lalu, kita harus bagaimana?“ atau „Terus, rencananya apa?“. Seringkali kita mendapatkan tanggapan seperti ini setelah menyampaikan laporan. Itu terjadi karena laporan kita hanya berupa „Isi laporan“ tapi tidak dilengkapi dengan „Penutup“ yang berupa kesimpulan maupun rencana tindakan.
3. Penggunaan bahasa yang baik dan mudah dipahami.
Alur kalimat yang berurutan, tidak melompat dari satu bahasan ke bahasan lainnya, akan memudahkan pembaca atau pendengar untuk mengikuti alur berpikir dari pembuat laporan. Untuk itu, sebelum membuat laporan, perlu dibuat ‚outline‘ atau rancangan urutan topik-topik bahasan yang akan disampaikan. Sehingga ketika membuat isi laporan, kita tinggal mengikuti rancangan tersebut.
Hal penting lainnya adalah pemilihan kata yang tepat, sederhana dan mudah dipahami. Hindari penggunaan istilah-istilah yang tidak populer dan hanya dipahami oleh kalangan tertentu, kecuali memang tidak ada pilihan kata lain yang tepat.
4. Penyajian yang menarik
Penggunaan ilustrasi berupa gambar dan grafik atau tabel untuk menyajikan informasi akan membuat laporan menjadi lebih menarik dan tentunya akan lebih mudah dipahami. Namun beberapa hal perlu diingat, yaitu:
• Ilustrasi harus sesuai dan mendukung isi laporan. Jangan menambahkan gambar-gambar dan ilustrasi yang tidak berhubungan hanya untuk sekedar menjadi hiasan. Kondisi ini tidak membuat laporan menarik, tapi malah akan mengganggu.
• Gunakan ilustrasi seperlunya dan tidak berlebihan, karena pembaca atau penerima laporan tetap harus fokus pada isi laporan, bukan ilustrasinya.
Setelah mengetahui cara membuat laporan yang efektif, terapkan prinsip-prinsip tersebut dalam praktek. Selain itu, teruslah aktif untuk membaca artikel maupun laporan-laporan. Karena dengan membaca dan praktek menulis, maka kemampuan kita akan terus berkembang.
Penulis:
Article terkait:
- Keterampilan Pemecahan Masalah - Menganalisa Kesalahan
- Keterampilan Komunikasi – Berbicara secara Efektif
- Keterampilan Komunikasi – Mendengarkan secara Aktif
- Keterampilan Penting yang Dibutuhkan di Pasar Kerja
- Tips Memasuki Dunia Kerja Setelah Lulus Kuliah
Komentar
Posting Komentar